Pk-yrityksen riskienhallintaa laajemmin

Jaa sivu:

Tämä sivusto on tehty lähinnä työturvallisuuden vaarojen kartoituksen ja riskien arvioinnin näkökulmasta. Pk-yritykselle riskienhallinta on sen lisäksi huomattavasti suurempi ja kattavampi kokonaisuus, jossa erilaisia riskejä katsotaan hyvin monelta eri kantilta. Valitettavan usein riskienhallinta unohtuu kaikessa kiireessä vaikka siitä voisi olla todellista hyötyä yrityksen ja sen liiketoiminnan kehittämisessä. Riskienhallinnan hyötyjä organisaatiolle voivat olla mm. tuotannon tehokkuuden ja laadun paraneminen, omaa toimintaa opitaan tuntemaan paremmin, resurssit kohdentuvat tärkeimpien ongelmien hallintaan, vahingot ja niiden kustannukset vähenevät, häiriötilanteet ja katkokset vähenevät, asiakastyytyväisyys kasvaa ja organisaation imago paranee. Sen merkitystä ei siten kannata väheksyä ja unohtaa!

HUOMIO! 

Pienempi yritys ja sen yrittäjä käsittää riskienhallinnan liian usein ”isompien touhuksi”. Väärin! Riskin toteutuminen voi olla hyvin yksinkertainen ja yllättävä tapahtuma, joka voi olla pienelle huomattavasti kohtalokkaampi kuin isommalle. Jos teillä on mietitty mitä voisi tapahtua, niin silloin teillä on varmasti myös varasuunnitelma kuinka ongelma ratkaistaan tai jokapäiväinen toiminta jatkuu pienemmin vaurioin. Tärkeintä on löytää oikeat kysymykset ja asiat, joita ei arjen kiireessä tule mietittyä. 

Miettikää esimerkiksi kuinka toiminta jatkuu tai mitä ongelmia syntyy, jos…

• ajatte kolarin ja korvaavaa kalustoa tai kuskia ei ole saatavilla riittävän nopeasti?
• kokenut työntekijä joutuu huonojen toimintatapojen johdosta sairauslomalle tapaturman johdosta ja iso urakka ns. ”kusee”?
• avainhenkilö ilmoittaa siirtyvänsä kilpailijan palvelukseen ja vie mukanaan korvaamattoman tieto-taidon sekä asiakkaat?
• tulipalo tai kriittisen koneen rikkoutuminen keskeyttää tuotannon?
• yhteistyökumppani ”vetää välistä”?
• maahan tai vesistöön valuu ympäristölle vaarallista kemikaalia?
• kallis rekrytointi osoittautuu epäonnistuneeksi (voi olla pienen yrityksen suurin investointi)?
• ette ole käyttäneet juristia ja sopimusehdot ovat teille kohtalokkaan epäedulliset tai petolliset?
• työntekijät varastavat rahaa tai tavaraa huomaamattanne?
• tietoturva on huonosti hoidettu ja henkilötietojakin käsitellään huolimattomasti?
• pääsette paikallislehdet pääotsikoihin tai päädytte some-raivon kohteeksi ja maineriski toteutuu?
• olette valinneet väärän henkilön projektin vetäjäksi tai sen budjetti ei ole realistinen/riittävä?
• olette laiminlyöneet kunnollisten työsopimusten tekemisen tai perehdyttäminen on puutteellista?
• työntekijä vammautuu tai kuolee rikkinäisen koneen/laitteen tai poistettujen suojavarusteiden takia?
• kesälomien aikana maksetaan tarkastamatta huolellisesti valelaskuja?
• irtisanottu työntekijä kostaa ja aiheuttaa taloudellisen vahingon tai imago-ongelman?
• yritys, toimitusjohtaja tai esimies tuomitaan työturvallisuusrikkeiden johdosta sakkoihin ja/tai yhteisösakkoon?
• jotain muuta vastaava tapahtuu?

Riskejä on siis paljon ja monenlaisia, mutta useimmiten ne ovat hyvin käytännönläheisiä ja toteutuvat ”pyytämättä ja yllätyksenä” –  jopa pahimpaan mahdolliseen aikaan. Pienetkin toimet ja varautuminen voi auttaa akuutissa tilanteessa.

Neljän vaiheen prosessi

Riskienhallinnan pitäisi yrityksessä edetä neljässä eri vaiheessa:

1. Aluksi tunnistetaan ja arvioidaan riskit.
2. Sitten suunnitellaan riskien torjunta ja tarvittavat toimenpiteet.
3. Tätä seuraavassa kolmannessa vaiheessa suunnitellaan kuinka vahingon tapahtuessa toimitaan ja niistä toivutaan.
4. Neljännessä vaiheessa tilannetta seurataan ja tapahtuneesta otetaan oppia. Tähän vaiheeseen on hyvä ottaa mukaan myös läheltä piti -tilanteet vaikka seurauksia ei tullutkaan.

Pk-yrityksen hyvän riskienhallinnan periaatteet hieman tarkemmin

1. Tunne yrityksesi tila ja oma tilasi: Mitkä ovat haavoittuvat paikat, mitkä ovat riskit? Mikä on riskinkantokykynne?

• lähtötilanne on aina tärkeä tuntea: mitkä ovat ”Akilleen kantapääsi”?
• pieni yritys on hyvin haavoittuva, joten kaikki riskien iskupaikat pitää löytää
• toiminnan pullonkaulat ovat kriittisiä myös haavoittuvuuden kannalta
• käytä riskien tunnistamisessa ja arvioinnissa hyväksi havaittuja toimintamalleja ja menetelmiä

2. Tee riskeille jotain. Älä unohda niitä, vaikka kiire olisikin.

• jos lakaiset riskit maton alle, ne Murphyn lain mukaan iskevät nopeasti takaisin
• pelkkä tekninen suojaus ei riitä, koska ”kyllä vahingot keinot keksivät”

3. Ole valmiina pahimpaan vaihtoehtoon. Miten käy…

• jos projekti ei onnistu?
• jos hätäsuunnitelma otetaan käyttöön?
• jos tarvitaan takaisinveto?
• jos tärkeä avainhenkilö poistuu?
• selvitä pahimmat uhkakuvat ja mieti realistisesti, miten niistä voi selvitä. Tee suunnitelma!

4. Tiedä, mitä maailmalla tapahtuu. Tunne keskeiset säädökset ja muiden yritysten kokemukset

• pidä silmät ja korvat auki
• käytä tietopankkeja ja asiantuntijoiden tiedonhankintapalveluja
• alan yhdistykset ja järjestöt jakavat tietoa keskitetysti

5. Seuraa ja kehitä tilannetta

• älä luota liikaa aiempiin hyviin kokemuksiin. Vahinko se on ensimmäinenkin!
• eräs huippujohtaja on sanonut: ”Vain vainoharhaiset yritykset selviävät!”
• vahdi kriittisen koneen toimintaa, ettei konerikko tule yllätyksenä. Pidä silmät auki muidenkin toiminnan osalta.
• kerää kokemuksia ongelmista – ja yritä oppia niistä!
• jos ilmiö on toistuva, seuraa sen kehittymistä. Voisiko kehittymistä ennustaa?
• kehittämistyö vaatii toimintojen jatkuvaa kriittistä tarkastelua

6. Kaikki aivot käyttöön – yhteistyöllä riskit hallintaan

• 10 päätä tietää enemmän kuin yksi. Ryhmätyössä 1 + 1 on usein enemmän kuin 2. Hyödynnä kaikkien osaamista.
• yrittäjä hallitsee yleensä tuotteen tai teknologian, mutta riskienhallinnassa tarvitaan paljon muutakin osaamista ja kokemusta, jota voi löytyä henkilöstöltä
• päätöksenteossa on aina otettava huomioon useampia asioita kuin mitä itse tiedät tai muistat. Muut voivat ne muistaa!
• keskustele ongelmista, tee niistä julkisia. Kuuntele toisten mielipiteitä ja anna palautetta – muuten ajatukset tyrehtyvät nopeasti.
• varmistu, että tieto tavoittaa kaikki ihmiset

Kaikkea ei ole tarkoituskaan osata yksin: käytä tarvittaessa viranomaisten, vakuutusyhtiöiden, tutkimuslaitosten, konsulttien, kouluttajien ja muiden ulkopuolisten asiantuntijoiden apua. Lähde: PK-RH riskienhallintamateriaali

Kaikille riskeille on siis olemassa yhteinen hyvä ja selkeä toimintatapa eikä riskienhallinta ole mitään ”rakettitiedettä”. Voitte lähestyä erilaisia riskejä vaikka yllä olevan kansantajuisen mallin mukaisesti.

Lue lisää riskienhallinnasta osoitteessa www.riskienhallinta.org

Pro Riskienhallinta

Olemme kehittäneet pk-yrityksille kustannustehokkaan ja monipuolisen riskienhallinnan työkalun. Siinä käytetään riskien tunnistamisessa ja arvioinnissa hyväksi havaittuja toimintamalleja ja menetelmiä.

Pro Riskienhallinnan avulla kaikkien organisaatioiden on mahdollista arvioida mm. seuraaviin osa-alueisiin liittyviä riskejä:

• työturvallisuus
• uhka- ja väkivaltatilanteet
• henkilöt
• ympäristö
• liiketoiminta
• tietosuoja
• tietoturva
• vahingot
• sopimus- ja vastuuriskit
• tuotteet
• koneet ja laitteet
• rikokset
• kemikaalit

Tutustu palveluun

Pro Riskienhallinnan esittely videomuodossa

Katso Pro Riskienhallinnan esittelyvideo alta tai lataa esittely pdf-muodossa tästä.